Die Frage der Nebenkosten bei der Vermietung von Wohnraum ist sowohl für Vermieter als auch Mieter von großer Bedeutung und unterliegt rechtlichen Regelungen, die in Deutschland insbesondere im zweiten Buch des Bürgerlichen Gesetzbuchs (§ 556 BGB) verankert sind. Umlagefähig sind nur diejenigen Nebenkosten, die regelmäßig anfallen. Reparatur- und Verwaltungskosten hingegen fallen stets in die Verantwortung des Vermieters. Die genauen Nebenkosten, die der Vermieter seinen Mietern auferlegen kann, sind nicht im Bürgerlichen Gesetzbuch, sondern in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgelegt.

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) legt fest, welche Ausgaben Vermieter den Mietern über die Nebenkostenabrechnung in Rechnung stellen können. Sie gliedert sich in zwei Abschnitte: Der erste Abschnitt definiert, welche Kosten umlagefähig sind und welche nicht. Im zweiten Abschnitt werden 17 Kostenpositionen aufgeführt, die den Definitionen des ersten Abschnitts entsprechen und vom Vermieter abgerechnet werden können:

1. Grundsteuer
2. Kosten der Wasserversorgung
3. Kosten der Entwässerung
4. Heizkosten
5. Warmwasserkosten
6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
7. Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
8. Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9. Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Kosten der Gartenpflege
11. Kosten der Beleuchtung
12. Kosten der Schornsteinreinigung
13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Kosten für den Hauswart
15. Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler
16. Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
17. sonstige Nebenkosten

Wie werden die Heizkosten unter den Mietern aufgeteilt?

Die Aufteilung der Heizkosten hängt grundsätzlich von der Art der Heizung ab. Mieter, die ihre Wohnung mit Strom heizen, erhalten normalerweise keine separate Abrechnung, sondern tragen die Kosten über ihre persönliche Stromrechnung.

Bei Gas-, Öl-, Pellets- und Fernwärmeheizungen ist die Situation anders. In diesen Fällen stellt der Vermieter in der Regel eine Abrechnung aus, entweder separat für die Heizkosten oder als Teil der Nebenkostenabrechnung. Wenn die Heizkosten über die Nebenkosten abgerechnet werden, muss im Mietvertrag der gleiche Abrechnungszeitraum für Neben- und Heizkosten festgelegt sein. Wenn unterschiedliche Abrechnungszeiträume vereinbart wurden, erhalten die Mieter separate Nebenkosten- und Heizkostenabrechnungen. In beiden Fällen gelten formell dieselben Anforderungen.

Heizkosten haben eine besondere Stellung im Vergleich zu den „kalten“ Nebenkosten wie Gartenpflege, Grundsteuer oder Gebäudereinigung, da sie individuell basierend auf dem Verbrauch abgerechnet werden müssen – zumindest teilweise. Der Vermieter muss 50 bis 70 Prozent der Heizkosten verbrauchsabhängig abrechnen, während 30 bis 50 Prozent grundsätzlich über einen Verteilerschlüssel umgelegt werden können. Typischerweise werden die Kosten für die Heizungsanlage, wie Wartung, Reinigung, Überwachung und Bedienung, auf diese Weise verteilt.

Für eine Ölheizung muss der Vermieter den Ölbestand zu Beginn und zum Ende des Abrechnungszeitraums angeben, während bei Erdgas und Fernwärme angegeben werden muss, wie viel Energie vom jeweiligen Mieter verbraucht wurde und welche Kosten dadurch entstanden sind.

Betriebskostenverordnung und Nebenkostenabrechnung

Obwohl im allgemeinen Sprachgebrauch Nebenkosten oft mit Betriebskosten gleichgesetzt werden, ist dies bei genauerer Betrachtung nicht ganz korrekt. Unter Betriebskosten versteht man alle laufenden Ausgaben, die regelmäßig anfallen und einen ordnungsgemäßen Gebrauch der Mietobjekte sicherstellen. Im Gegensatz dazu umfassen Nebenkosten alle Kosten, die dem Vermieter im Zusammenhang mit dem Mietobjekt entstehen. In diesem Kontext sind Betriebskosten lediglich ein Bestandteil der Nebenkosten.

Bei der Umlage der Nebenkosten gilt: Der Vermieter kann nur die Nebenkosten vom Mieter zurückverlangen, die ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart wurden. Viele Mieter finden den Begriff „Betriebskostenverordnung“ daher in ihrem Mietvertrag. Dort sind oft Vereinbarungen wie „Neben der Miete trägt der Mieter die Nebenkosten gemäß §2 Betriebskostenverordnung“ zu finden. Diese Klausel bedeutet, dass der Mieter alle Kostenpositionen bezahlen muss, die im zweiten Teil der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt sind.

Eine Ausnahme bilden jedoch die „sonstigen Betriebskosten„. Sie sind kein Sammelposten für alle möglichen Kosten, die der Vermieter nicht selbst tragen möchte. Der Mieter muss nur diejenigen „sonstigen Betriebskosten“ übernehmen, die im Mietvertrag ausdrücklich festgelegt sind. Mögliche „sonstige Betriebskosten“ könnten zum Beispiel die Betriebs- und Wartungskosten für ein gemeinschaftliches Schwimmbad oder die Wartung von Rauchmeldern und Feuerlöschern sein.

Wenn der Vermieter die Nebenkosten gemäß der Betriebskostenverordnung umlegen möchte, muss er diese Verordnung dem Mietvertrag nicht zwangsläufig beilegen. In vielen Mietverträgen ist die Verordnung dennoch im Anhang enthalten. Wenn im Mietvertrag nicht auf die Betriebskostenvereinbarung Bezug genommen wird, muss der Vermieter alle Betriebskosten im Vertrag aufführen, die er auf den Mieter umlegen möchte. Es reicht nicht aus, wenn im Mietvertrag lediglich steht: „Der Mieter bezahlt die Nebenkosten.“

Betriebskostenverordnung für Mietverträge vor und nach 2004

Die aktuelle Betriebskostenverordnung gilt für alle Mietverträge, die seit dem Inkrafttreten der Verordnung zum 1. Januar 2004 abgeschlossen wurden und eine Umlage der Betriebskosten auf den Mieter zum Inhalt haben. Für diese Mietverträge gelten die bereits erläuterten Bestimmungen.

Doch wie sieht es mit den Verträgen aus, die vor 2004 abgeschlossen wurden? In Bezug auf alte Mietverträge besteht Uneinigkeit darüber, ob weiterhin die vorherige Regelung oder automatisch die neue Verordnung gilt. Die Anwendbarkeit hängt von den vertraglichen Klauseln ab. Wenn Sie einen solchen älteren Vertrag haben, empfehlen wir dringend, sich von einem erfahrenen Mietrechtsanwalt beraten zu lassen.

Gerichtsurteile zu Fristen und § 556 BGB

Trotz der Zugänglichkeit der Regelungen und Fristen im § 556 BGB zur Nebenkostenabrechnung/Betriebskostenabrechnung für Vermieter und Mieter, verzögern zahlreiche Vermieter bzw. Hausverwaltungen noch immer die Abrechnungen. Es kam in vielen Fällen sogar vor, dass eine nachträgliche Korrektur erforderlich war.

Hier sind einige Urteile bezüglich der Abrechnungsfrist der Nebenkosten gemäß § 556 BGB. Diese Urteile fielen jeweils zugunsten der Mieter aus.

Fall I: Versäumte Abrechnungsfrist, Rückzahlung der Nebenkosten Im Jahr 2004 erhielt der Mieter eine Nachforderung über Betriebskosten in Höhe von 185,89 € für den Zeitraum vom 1. November 2001 bis zum 31. Dezember 2002. Obwohl der Mieter zu diesem Zeitpunkt das Mietobjekt nicht mehr bewohnte, beglich er die Nachforderung umgehend. Nachdem er seine Rechte gemäß BGB erfuhr, forderte der Mieter seinen ehemaligen Vermieter auf, die Nachzahlung zurückzuerstatten, da die einjährige Abrechnungsfrist gemäß § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB vom Vermieter versäumt wurde, was dem Mieter zum Zeitpunkt der Nachzahlung noch nicht bekannt war.

Urteil (BGH Az.: VIII ZR 94/05): Die Klage zugunsten des Mieters wurde entschieden. Gemäß § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB hätte der Vermieter die Abrechnung für den Zeitraum vom 1. November 2001 bis zum 31. Dezember 2002 spätestens bis zum 31. Dezember 2003 vorlegen müssen. Nach Ablauf dieser zwölfmonatigen Frist ist der Mieter nicht mehr verpflichtet, Nachzahlungen zu leisten. Der Mieter hatte daher Anspruch auf Rückerstattung aufgrund des Fristablaufs.

Fall II: Korrektur des Umlageschlüssels nach Fristablauf In diesem Fall wurde im Mietvertrag eine Umlage der Betriebskosten vereinbart. Der Mieter erhielt im Jahr 2002 eine Betriebskostenabrechnung über 658,01 € für das Jahr 2001. Der Mieter legte im Februar 2003 Einspruch ein. Im Laufe des Jahres 2003 änderte der Vermieter die Abrechnung auf Basis der Miteigentumsanteile, was zu einer höheren Nachforderung von 694,14 € führte.

Urteil (BGH Az.: VIII ZR 115/04): Der Vermieter stellte die korrigierte Abrechnung mit dem höheren Betrag erst im Jahr 2003 aus, was nach Ablauf der Abrechnungsfrist für das Jahr 2001 geschah. Gemäß § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB ist die Geltendmachung von Nachforderungen durch den Vermieter nach Ablauf der Frist ausgeschlossen. Der Mieter ist daher nur zur Zahlung des geringeren Betrags von 658,01 € verpflichtet, der für das Jahr 2002 abgerechnet wurde. Alle Korrekturen und Nachforderungen nach Fristablauf sind ungültig.

Fall III: Korrektur der Nebenkosten nach Fristablauf zu Lasten des Mieters In diesem Fall erstellte die Vermieterin fristgerecht im Dezember 2004 die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2003 und gab ein Guthaben von 208,73 € für den Mieter an. Im Februar 2005 korrigierte die Vermieterin jedoch nachträglich Posten der Abrechnung und stellte eine Nachzahlung von 115,06 € fest. Der Mieter weigerte sich zu zahlen, woraufhin die Vermieterin klagte.

Urteil (BGH Az. VIII ZR 190/06): Bei diesem Urteil sind die Ausschlussfrist und die Abrechnungsfrist gemäß § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB entscheidend. Die Vermieterin war nicht berechtigt, nach Ablauf der Fristen Nachforderungen zu stellen. Der Mieter war nicht verpflichtet, die Zahlung zu leisten.

Wichtig zu beachten: Grundsätzlich gilt für Mieterinnen und Mieter bezüglich der Fristen der Betriebskostenabrechnung gemäß gefällter Gerichtsurteile:

• Wenn der Vermieter eine Korrektur der Abrechnung vornimmt und dabei feststellt, dass der Mieter ein Guthaben hat, muss dieses Guthaben dem Mieter ausgezahlt werden.
• Wenn jedoch eine Korrektur dazu führt, dass der Mieter mehr nachzahlen muss, ist der Vermieter trotzdem an die ursprüngliche Abrechnung gebunden und darf nach Ablauf der Frist keine erhöhten Nachzahlungen verlangen, selbst wenn die Korrektur nach Fristablauf erfolgt ist (BGH Az. VIII ZR 190/06).
• Ein Mieter kann eine bereits bezahlte Nebenkostenabrechnung zurückverlangen, wenn die Frist für die Zustellung bereits abgelaufen war, als er die Abrechnung erhielt (BGH VIII ZR 94/05).